Motion Review 2025 – Intelligente KI-Planung für deinen Arbeitsalltag

Was ist Motion?

Motion ist ein KI-gestütztes Produktivitätstool, das entwickelt wurde, um den Arbeitsalltag zu automatisieren und effizienter zu gestalten. Statt manuell Aufgaben, Meetings und Projekte zu planen, übernimmt Motion diese Organisation mithilfe künstlicher Intelligenz. Es analysiert deine Aufgabenliste, Kalendertermine und Deadlines, um einen optimierten Tagesplan zu erstellen – komplett automatisch.

Das Tool richtet sich an Professionals, Freelancer und Teams, die sich nicht länger mit dem ständigen Jonglieren von Aufgaben und Terminen beschäftigen möchten. Besonders seit der Einführung des „AI Employees“-Features im Jahr 2025 ist Motion von einem simplen Task-Planner zu einer echten AI-Workforce-Plattform herangewachsen. Die KI kann eigenständig E-Mails beantworten, Meetings planen, Notizen zusammenfassen und sogar kleine Projekte managen.

Motion kombiniert die besten Elemente von Task-Managern, Kalender-Apps und Projektmanagement-Software – alles in einem intelligenten, selbstorganisierenden System.

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Hauptfunktionen

1. AI-gestützte Kalenderoptimierung

Das Herzstück von Motion ist seine intelligente Zeitplanung. Die KI analysiert automatisch alle deine To-dos, Deadlines, Meetings und verfügbaren Zeitfenster. Anschließend erstellt sie eine dynamische Tagesplanung, die sich in Echtzeit an Änderungen anpasst. Wenn du eine Aufgabe nicht rechtzeitig erledigst, verschiebt Motion sie automatisch an den nächsten passenden Slot – ohne dass du eingreifen musst.

Anwendungsbeispiel:
Du hast fünf Aufgaben mit unterschiedlichen Deadlines. Statt sie manuell zu sortieren, priorisiert Motion sie automatisch und blockt Zeiträume im Kalender. Kommt kurzfristig ein Meeting rein, verschiebt die KI alles neu – in Sekunden.

Diese Funktion spart durchschnittlich 2-3 Stunden pro Tag, wie viele Nutzer berichten. Besonders für Menschen mit ADHD oder Time-Blindness ist Motion eine enorme Hilfe, da es visuelle Zeitblöcke nutzt und klare Struktur schafft.

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2. Intelligentes Aufgaben- und Projektmanagement

Motion ersetzt klassische To-do-Apps wie Todoist oder Notion-Boards durch ein smarteres System. Jede Aufgabe wird automatisch nach Wichtigkeit, Deadline und Aufwand kategorisiert.
Du kannst Aufgaben Projekten zuweisen, Tags nutzen und Prioritäten setzen – aber du musst nicht: Die KI tut es für dich.

Vorteile:

• Automatische Priorisierung
• Übersichtliches Dashboard mit Fortschrittsanzeige
• Gantt-Chart-ähnliche Projektvisualisierung
• Team-Aufgaben mit Zuständigkeiten

Die Stärke liegt in der Autonomie: Du gibst nur das Ziel ein – z. B. „Website-Launch vorbereiten“ – und Motion verteilt Aufgaben, erstellt Zwischenziele und passt die Planung laufend an.

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3. AI Employees (Neu seit 2025)

Das wohl spannendste Feature 2025 ist die Einführung der AI Employees – virtuelle KI-Agenten, die spezifische Rollen im Arbeitsalltag übernehmen.

Beispiele:

• AI Executive Assistant: plant Meetings, schreibt Follow-ups
• AI Project Manager: überwacht Fortschritt und erinnert an Deadlines
• AI Customer Support: erstellt Kundenantworten basierend auf Wissensdatenbank
• AI Sales Rep: bereitet E-Mail-Sequenzen für Leads vor
• AI Recruiter: scannt Bewerbungen und erstellt Shortlists

Jeder dieser Agenten arbeitet autonom, interagiert mit anderen Motion-Funktionen und kann sogar mehrere Workflows parallel steuern. Dadurch eignet sich Motion ideal für Teams ohne dedizierte Assistenz oder Supportrollen.

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4. Meeting Scheduler & AI Notetaker

Motion integriert eine leistungsstarke Meeting-Automatisierung. Die App sucht automatisch freie Zeitfenster zwischen Teilnehmern, plant Termine und verschickt Einladungen.
Während des Meetings zeichnet der AI Notetaker alles auf, transkribiert das Gespräch und erstellt automatisch eine Zusammenfassung mit den wichtigsten Action Items.

Beispielsweise:
„AI Meeting Summary – 17.10.2025“

• Neue Deadline: 24.10.
• Verantwortlich: Lisa (Landing Page)
• Nächster Check-In: Montag 10:00 Uhr

Das spart Zeit und verhindert, dass wichtige Punkte verloren gehen.

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5. Email Assistant & Workflow Automation

Die KI übernimmt auch deine Inbox: Sie sortiert E-Mails, erkennt wichtige Nachrichten und schlägt Antworten vor.
In Kombination mit den AI Employees kannst du komplette Abläufe automatisieren – z. B.:

• Neue Anfrage erkannt → an AI Sales Rep weitergeleitet
• Antwort erstellt → Meeting geplant → Task angelegt
• Follow-up automatisch in 3 Tagen

Dadurch entsteht ein echtes autonomes System, das repetitive Aufgaben eliminiert.

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6. AI Docs, Wiki & Notes

Motion bietet ein integriertes Dokumenten- und Wissensmanagement-System. Hier kannst du interne Dokumente speichern, bearbeiten und mit der KI zusammenfassen lassen.
Die KI erkennt auch Querverbindungen zwischen Notizen – ähnlich wie in Tools wie Notion oder Obsidian – und schlägt passende Inhalte automatisch vor.

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7. AI Sheets, Databases & Reports

Datenanalysen sind kein Problem: Mit „AI Sheets“ kannst du kleine Tabellen oder Dashboards direkt in Motion erstellen. Die KI fasst Daten automatisch zusammen, erstellt Diagramme und Reports.
So erhältst du z. B. automatisch wöchentliche Berichte zu deiner Produktivität oder Projektauslastung – ohne manuelles Tracking.

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Preise und Pläne

AI Workplace Plan – $29/Monat (jährlich)

Ideal für Einzelpersonen.

• 1 Nutzer
• Voller Zugriff auf Kalender, Tasks, Meetings
• 1.000 AI Credits pro Monat
• Keine monatliche Zahlung, nur jährlich
• 7-Tage-Testversion verfügbar

AI Employees Starter – $49/Monat (jährlich)

Für Power-User oder kleine Freelancer-Teams.

• 1 Nutzer
• Enthält 5 AI Employee-Rollen
• 10.000 AI Credits/Monat
• Automatisierte E-Mail- und Kalenderintegration

AI Employees Light – $33/Nutzer/Monat (mind. 3 Nutzer)

• Für kleine Teams (3–9 Nutzer)
• 25.000 AI Credits/Monat
• Team Collaboration & gemeinsame Dashboards

AI Employees Standard – $29,90/Nutzer/Monat (10 Nutzer)

• 10 Nutzer
• 50.000 AI Credits
• Priorisierter Support
• Vollständige Workflow-Automatisierung

AI Employees Plus – $23,96/Nutzer/Monat (ab 25 Nutzer)

• 25+ Nutzer
• 250.000 AI Credits
• Individuelle Workflows & API-Zugang
• Umfangreiche Dashboards & Teammanagement

Enterprise – Individuell

• Custom Pricing
• SSO, API, SLA
• Unbegrenzte AI Credits
• Dedizierter Account Manager

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Für wen ist Motion geeignet?

• Vielbeschäftigte Professionals: Perfekt für alle, die ihre Arbeitszeit optimieren wollen, ohne ständig Kalender zu pflegen.
• Freelancer & Solopreneure: Automatisierte Tagesplanung spart mehrere Stunden und steigert Fokus.
• Kleine bis mittlere Teams: Besonders geeignet für Teams, die keine eigenen Assistenten haben.
• ADHD-Betroffene: Visuelle Planung und automatische Priorisierung reduzieren Stress und Zeitblindheit.
• Führungskräfte: Ideal, um Überblick über Projekte, Deadlines und Kapazitäten zu behalten.

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Tipps für die effektive Nutzung

1. Kalender vollständig integrieren: Verbinde Google oder Outlook, damit Motion alle Termine korrekt analysieren kann.
2. Tägliche Review durchführen: Prüfe am Morgen die KI-Vorschläge und passe ggf. Prioritäten an.
3. AI Employees schrittweise aktivieren: Starte mit einem Agenten, um dich mit den Workflows vertraut zu machen.
4. Notetaker bei jedem Meeting nutzen: So entsteht automatisch eine Wissensdatenbank deiner Projekte.
5. Workflows dokumentieren: Nutze AI Docs, um wiederkehrende Prozesse klar zu definieren – die KI lernt daraus.

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Limitationen

• Hoher Preis: Mit 29–49 $/Monat teurer als klassische Task-Manager.
• Keine kostenlose Version: Nur 7 Tage Testzeitraum.
• Performance-Schwächen: Besonders auf mobilen Geräten treten gelegentlich Lags auf.
• Schwacher Support: Viele Nutzer berichten über lange Wartezeiten.
• Komplexität: Die Vielzahl an Funktionen kann anfangs überfordern.
• Unflexible Zeiteinteilung: Für Nutzer mit spontanen Arbeitszeiten weniger geeignet.

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Fazit

Motion ist 2025 eines der fortschrittlichsten Produktivitätstools auf dem Markt. Durch den Einsatz autonomer KI-Agenten hebt es sich deutlich von klassischen Tools wie Todoist, Asana oder ClickUp ab.
Der größte Vorteil: Du musst nicht mehr planen – die KI übernimmt.

Besonders für Freelancer, Führungskräfte oder kleine Teams, die viel Zeit mit Koordination verlieren, ist Motion ein echter Gamechanger. Die Einführung der „AI Employees“ macht das Tool noch mächtiger – allerdings auch komplexer und teurer.

Die Nachteile wie fehlende kostenlose Version, Performance-Probleme oder Support-Mängel sind spürbar, aber nicht dealbreaking, wenn du maximale Produktivität willst.

Preis-Leistungs-Fazit:
Teuer, aber gerechtfertigt – insbesondere, wenn du durch die KI 2–3 Stunden täglich sparst.

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Empfehlung

Wenn du deinen Arbeitsalltag automatisieren und keine Zeit mehr mit manueller Planung verschwenden willst, ist Motion 2025 eines der besten KI-Tools für dich.
Starte mit der 7-Tage-Testversion und erlebe, wie sich dein Tagesablauf in Sekunden von selbst organisiert.