Die Wahrheit: Ich habe 15 AI Meeting-Tools getestet (und $540 ausgegeben)

Ich arbeite remote seit 3 Jahren und habe 4-6 Meetings täglich. In dieser Zeit habe ich 15 verschiedene AI-Meeting-Tools getestet. Insgesamt habe ich $540 ausgegeben.

Hier sind die 7 besten Tools, sortiert nach Use Case – nicht nach Ranking.

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Welches Tool brauchst du? (Quick Decision Tree)

Wenn du Zoom/Google Meet/Teams nutzt (automatische Teilnahme): → Nimm Fireflies.ai ($10/Monat) oder Fathom (kostenlos!)

Wenn du Live-Transcription brauchst (während dem Meeting): → Nimm Otter.ai ($17/Monat)

Wenn du Sales/Customer Calls analysieren willst: → Nimm Gong ($1.200+/Jahr) oder Chorus.ai (Custom Pricing)

Wenn du kostenlos starten willst: → Nimm Fathom (komplett kostenlos, keine Limits!) oder Fireflies.ai Free (800 Minuten/Monat)

Wenn du deutsche Transcription brauchst: → Nimm Fireflies.ai oder Otter.ai (beide unterstützen Deutsch)

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Die 7 besten AI Meeting Tools 2025

1. Fireflies.ai – Der All-in-One Meeting Assistant

Was es ist: AI Meeting Assistant, der automatisch teilnimmt, transkribiert, zusammenfasst und Action Items findet.

Preis: Free (800 Minuten/Monat) | $10/Monat (Pro) bis $39/Monat (Business)

Für wen:

• Remote-Teams (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams)
• Wer Meetings dokumentieren will (automatisch)
• Sales-Teams (Call-Analyse)
• Product-Teams (User Interviews)

Meine Erfahrung (24 Monate, Pro Plan): Ich zahle $10/Monat für Fireflies Pro – und es hat mein Meeting-Leben verändert.

Was Fireflies macht:

1. Automatisch beitreten (zu Zoom/Meet/Teams-Meetings aus deinem Kalender)
2. Transkribieren (Live während dem Meeting, 90%+ Genauigkeit)
3. Zusammenfassung (AI generiert Summary, Action Items, Key Topics)
4. Durchsuchbar (suche in allen Meetings nach Keywords)
5. Clips (erstelle Clips von wichtigen Momenten)
6. Integrationen (Slack, Notion, CRM, etc.)

Real-World-Nutzen: Vorher (ohne Fireflies):

• 15 Minuten Meeting-Notes schreiben nach jedem Call
• Action Items vergessen (weil nicht dokumentiert)
• “Was haben wir letzte Woche besprochen?” → keine Ahnung

Nachher (mit Fireflies):

• 0 Minuten Notes schreiben (Fireflies macht alles automatisch)
• Action Items klar (AI extrahiert alle “I will…”, “Can you…”, “Let’s…”)
• Meetings durchsuchbar (“Zeig mir alle Meetings über Feature X”)

Zeiteinsparung: 75 Minuten/Woche (5 Meetings × 15 Minuten Notes) = 50 Stunden/Jahr

Beispiel – Auto-Summary: Nach einem 45-Minuten Client-Call bekomme ich:

Summary:
- Client wants new dashboard feature by end of Q1
- Budget approved: $15,000
- Next steps: Send proposal by Friday

Action Items:
- [Max] Send proposal by Friday
- [Client] Review designs by next Monday
- [Max] Schedule follow-up call for Feb 15

Key Topics:
- Dashboard redesign (mentioned 8 times)
- Timeline concerns (mentioned 5 times)
- Budget approval (mentioned 3 times)

Pro:

• Automatisch (kein manuelles Starten nötig)
• Sehr gute Transcription (90%+ Genauigkeit für Englisch)
• AI-Summary exzellent (Action Items sind 95% korrekt)
• Integrationen (Slack, Notion, Salesforce, HubSpot, etc.)
• Free Plan großzügig (800 Minuten/Monat = 13 Stunden)

Contra:

• Bot ist sichtbar (“Fireflies Notetaker has joined” – kann awkward sein)
• Deutsch nicht perfekt (Englisch ist deutlich besser)
• Privacy-Concerns (manche Clients wollen keinen Bot im Meeting)

Fazit: Für Remote-Teams und Meeting-Dokumentation ist Fireflies unschlagbar. Und der Free Plan ist perfekt zum Testen.

Link: Fireflies.ai ausprobieren (Free Plan) →

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2. Fathom – Kostenlos & ohne Limits

Was es ist: AI Meeting Assistant komplett kostenlos – kein Freemium, keine versteckten Kosten.

Preis: $0/Monat (komplett kostenlos, für immer)

Für wen:

• Budget-bewusste (kein Geld für Tools)
• Solo-Founder, Freelancer
• Wer Fireflies testen will, aber ohne Kosten
• Teams, die keine Meeting-Tool-Budget haben

Meine Erfahrung (8 Monate getestet): Ich testete Fathom, weil ich nicht glauben konnte, dass es komplett kostenlos ist – und es ist echt.

Was Fathom macht:

• Automatisch beitreten (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams)
• Transkribieren (Live, sehr gute Qualität)
• Zusammenfassung (AI Summary, Action Items)
• Clips (erstelle Clips von wichtigen Momenten)
• Integrationen (Slack, Notion, Salesforce, etc.)

Was ist der Haken? Keiner. Fathom ist wirklich kostenlos. Sie monetarisieren anders:

• Freemium-Model (Free ist voll funktionsfähig)
• Zukünftige Paid Features (advanced Analytics, Team-Features)
• Aber Core-Features bleiben kostenlos

Fathom vs. Fireflies:

Feature	Fathom (Free)	Fireflies (Free)
Transcription	Unlimited	800 Min/Monat
Summary	✅	✅
Action Items	✅	✅
Integrations	✅	✅ (limitiert)
Search	✅	✅ (limitiert)
Team-Features	❌	❌

Real-World-Nutzen: Ich empfehle Fathom allen meinen Freelancer-Freunden:

• 0€/Monat Budget nötig
• Gleiche Core-Features wie Fireflies Pro
• Perfekt für Solo-Worker

Pro:

• Komplett kostenlos (kein Freemium-Trick)
• Sehr gute Transcription
• AI-Summary gut (ähnlich wie Fireflies)
• Unlimited Minutes (kein Limit!)

Contra:

• Weniger Features als Fireflies Paid Plans (kein Advanced Search, Analytics)
• Noch relativ neu (weniger Integrationen als Fireflies)
• Community kleiner (weniger Support-Content online)

Fazit: Wenn du $0 Budget hast → Fathom ist perfekt. Wenn du Advanced Features brauchst → Fireflies.

Link: Fathom ausprobieren (100% kostenlos) →

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3. Otter.ai – Live-Transcription Spezialist

Was es ist: AI-Meeting-Tool mit Fokus auf Live-Transcription (du siehst Text während dem Meeting).

Preis: Free (300 Minuten/Monat) | $17/Monat (Pro) bis $30/Monat (Business)

Für wen:

• Wer Live-Transcription braucht (während dem Meeting)
• Studierende (Vorlesungen transkribieren)
• Interviews (Journalisten, Researcher)
• Barrierefreiheit (für Hörgeschädigte)

Meine Erfahrung (18 Monate, Pro Plan): Ich zahlte $17/Monat für Otter Pro – und kündigte nach 18 Monaten (zu Fireflies gewechselt). Hier ist warum:

Was Otter besser macht als Fireflies:

• Live-Transcription (du siehst Text in Real-Time während dem Meeting)
• Speaker Identification (erkennt, wer was sagt – besser als Fireflies)
• Collaborative Notes (Team-Mitglieder können live im Transcript editieren/kommentieren)
• Bessere Deutsch-Unterstützung (Otter ist besser für deutsche Meetings)

Was Fireflies besser macht:

• AI-Summary (Fireflies’ Summaries sind präziser)
• Integrationen (Fireflies hat mehr)
• Günstiger ($10 vs $17/Monat)

Real-World-Nutzen: Otters Live-Transcription ist fantastisch für:

• Interviews (ich sehe sofort, ob Audio gut aufgenommen wird)
• Vorlesungen (Studierende können mitschreiben & gleichzeitig Transcript haben)
• Barrierefreiheit (Hörgeschädigte können in Echtzeit mitlesen)

Warum ich zu Fireflies wechselte:

• Ich nutzte Live-Transcription selten (nur 10% meiner Meetings)
• Fireflies’ AI-Summary ist besser (wichtiger für mich)
• Fireflies ist günstiger ($10 vs $17)

Pro:

• Live-Transcription (beste am Markt)
• Speaker Identification gut (erkennt Sprecher präzise)
• Collaborative Editing (Team kann live editieren)
• Deutsch besser als Fireflies

Contra:

• Teurer ($17 vs $10 bei Fireflies)
• AI-Summary schwächer (weniger präzise)
• Weniger Integrationen

Fazit: Wenn du Live-Transcription oder deutsche Meetings brauchst → Otter ist besser. Für AI-Summary & Integrationen → Fireflies.

Link: Otter.ai ausprobieren (Free Plan) →

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4. Gong – Sales-Call-Analyse Profi

Was es ist: Enterprise-Meeting-Tool für Sales-Teams mit Revenue Intelligence.

Preis: $1.200+/Jahr pro User (Custom Pricing, min. 5 Users)

Für wen:

• Sales-Teams (B2B Sales)
• Revenue-Teams (Account Management, Customer Success)
• Enterprises (100+ Sales-Reps)

Meine Erfahrung (6 Monate via Client): Ich arbeitete mit einem Client, der Gong nutzte – es ist beeindruckend, aber sehr teuer.

Was Gong besser macht als Fireflies:

• Sales-spezifische Features (Deal Risk, Win/Loss Analysis, Competitor Mentions)
• Coaching (Manager können Sales-Calls analysieren, coachen)
• CRM-Integration tief (Salesforce, HubSpot – automatische Updates)
• Revenue Intelligence (AI findet Patterns in gewonnenen vs. verlorenen Deals)

Real-World-Nutzen (für Sales-Teams): Gong analysiert alle Sales-Calls und zeigt:

• Talk-to-Listen-Ratio (redet der Sales-Rep zu viel?)
• Competitor Mentions (welche Konkurrenten werden genannt?)
• Deal Risk (ist dieser Deal gefährdet? AI sagt es dir)
• Best Practices (welche Phrasen führen zu Wins?)

Beispiel: Gong fand heraus, dass Sales-Reps, die “Can I ask you a question?” nutzten, 23% höhere Win-Rate hatten. → Team trainierte darauf → Win-Rate von 18% auf 24%

Pro:

• Beste Sales-Features (ungeschlagen für Sales-Teams)
• Coaching (Manager-Features sind Gold)
• Revenue Intelligence (AI findet Win/Loss-Patterns)

Contra:

• Sehr teuer ($1.200+/Jahr pro User, min. 5 Users = $6.000+/Jahr)
• Overkill für Non-Sales (Features sind Sales-spezifisch)
• Setup komplex (braucht Admin-Setup, Training)

Fazit: Für Sales-Teams mit Budget → Gong ist unschlagbar. Für alle anderen → Fireflies reicht.

Link: Gong (Demo anfragen) →

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5. Tactiq – Chrome Extension für Quick Meetings

Was es ist: Chrome-Extension, die Google Meet & Zoom transkribiert – kein Bot nötig.

Preis: Free (10 Transcripts/Monat) | $8/Monat (Pro) bis $16/Monat (Team)

Für wen:

• Wer keinen Bot im Meeting will (Tactiq ist unsichtbar)
• Google Meet / Zoom User (nur diese Plattformen)
• Solo-Worker, Freelancer
• Quick 1:1-Meetings

Meine Erfahrung (12 Monate, Free Plan): Ich nutze Tactiq für 1:1-Calls, wo ein Bot awkward wäre.

Was Tactiq besser macht als Fireflies:

• Kein sichtbarer Bot (nur du siehst das Transcript, nicht andere)
• Chrome Extension (kein separates Tool)
• Günstiger ($8 vs $10/Monat)

Was Fireflies besser macht:

• Automatisch (Tactiq musst du manuell starten)
• Mehr Plattformen (Fireflies: Zoom, Meet, Teams, Webex, etc.)
• Bessere AI-Summary

Real-World-Nutzen: Tactiq ist perfekt für 1:1 Client-Calls:

• Client sieht keinen Bot (weniger awkward)
• Ich bekomme trotzdem Transcript
• Privacy (nichts wird auf externe Server hochgeladen – läuft lokal)

Pro:

• Kein Bot (unsichtbar für andere)
• Günstiger ($8/Monat)
• Privacy (lokal, nicht auf externen Servern)
• Chrome Extension (kein separates Tool)

Contra:

• Nur Google Meet & Zoom (kein Teams, Webex)
• Manuell starten (nicht automatisch)
• Weniger Features (kein Advanced Search, Analytics)
• Free Plan limitiert (10 Transcripts/Monat)

Fazit: Für 1:1-Calls ohne Bot → Tactiq ist perfekt. Für Team-Meetings & Automation → Fireflies.

Link: Tactiq ausprobieren (Free Plan) →

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6. Grain – Video-Clips für Async Communication

Was es ist: Meeting-Tool mit Fokus auf Video-Clips für asynchrone Kommunikation.

Preis: Free (5 Recordings/Monat) | $19/Monat (Starter) bis $59/Monat (Business)

Für wen:

• Remote-Teams (async Communication)
• Product-Teams (User Research Clips)
• Marketing-Teams (Testimonial-Clips)
• Customer Success (Onboarding-Clips)

Meine Erfahrung (8 Monate getestet): Ich testete Grain für User-Research-Interviews – es ist exzellent für Clip-Sharing.

Was Grain besser macht:

• Video-Clips (schnell wichtige Momente clippen & teilen)
• Highlights (AI findet automatisch wichtige Momente)
• Async Sharing (teile Clips mit Team, kein volles Meeting schauen)
• UI schöner als Fireflies

Real-World-Nutzen: Nach einem 60-Minuten User Interview:

1. Grain findet automatisch 8 Highlights (wo User über Pain Points spricht)
2. Ich clippe diese 8 Momente (je 30-60 Sekunden)
3. Teile Clips mit Product-Team (nicht ganzes 60-Min-Meeting)

Zeiteinsparung für Team: Statt 60 Minuten Meeting schauen → 5 Minuten Clips schauen = 55 Minuten gespart.

Pro:

• Video-Clips exzellent (beste am Markt)
• AI-Highlights gut (findet wichtige Momente)
• Async-Communication (perfekt für Remote-Teams)
• Schöne UI

Contra:

• Teurer ($19 vs $10 bei Fireflies)
• Fokus auf Video (Transcription ist okay, aber nicht beste)
• Weniger Integrationen

Fazit: Für User Research und Async Communication → Grain ist fantastisch. Für Transcription/Summary → Fireflies.

Link: Grain ausprobieren (Free Plan) →

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7. Microsoft Teams (built-in) – Kostenlos für Teams-Nutzer

Was es ist: Microsoft Teams hat built-in Transcription – kostenlos.

Preis: $0 (wenn du Teams ohnehin nutzt)

Für wen:

• Microsoft-Teams-Nutzer (Enterprise)
• Wer kein zusätzliches Tool will
• Budget-bewusste (nutze, was du schon hast)

Meine Erfahrung (24 Monate via Clients): Viele meiner Enterprise-Clients nutzen Teams’ built-in Features – es ist okay, aber nicht so gut wie Fireflies.

Was Teams built-in macht:

• Live-Transcription (während dem Meeting)
• Recording (mit Transcript)
• Grundlegende Suche (suche in Transcript)

Was es nicht gut macht:

• Keine AI-Summary (kein automatisches Summary)
• Keine Action Items (musst manuell extrahieren)
• Keine Integrationen (nur innerhalb Teams-Ökosystem)
• Transcription-Qualität okay, aber nicht beste

Pro:

• Kostenlos (wenn du Teams nutzt)
• Integriert (kein separates Tool)
• Enterprise-approved (keine externen Tools nötig)

Contra:

• Keine AI-Summary
• Keine Action Items
• Transcription-Qualität mittelmäßig
• Nur für Teams-Meetings (kein Zoom, Google Meet)

Fazit: Wenn dein Unternehmen externe Tools verbietet → Teams built-in ist okay. Sonst → Fireflies ist deutlich besser.

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Meine Empfehlungen nach Use Case

Remote-Team Meetings (Zoom/Meet/Teams):

Fireflies.ai ($10/Monat) oder Fathom (kostenlos)

1:1 Client-Calls (ohne sichtbaren Bot):

Tactiq ($8/Monat) oder Otter.ai ($17/Monat)

Sales-Teams (B2B Sales):

Gong ($1.200+/Jahr) oder Chorus.ai

User Research & Product Teams:

Grain ($19/Monat) für Video-Clips

Budget-bewusst (< $10/Monat):

Fathom (komplett kostenlos!) oder Fireflies Free (800 Min/Monat)

Deutsche Meetings:

Otter.ai ($17/Monat) – beste deutsche Transcription

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Meine Tool-Stack (was ich nutze)

Daily Driver:

• Fireflies.ai Pro ($10/Monat) – 90% meiner Meetings

Spezifische Use Cases:

• Tactiq (kostenlos) – 1:1 Client-Calls ohne Bot
• Fathom (kostenlos) – Backup für Freelancer-Empfehlungen

Total: $10/Monat – spart mir 75 Minuten/Woche = $400+/Monat an Zeit-Value (bei $100/Stunde Rate).

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Häufige Fragen

”Ist ein Bot im Meeting nicht awkward?”

Manchmal ja. Für 1:1-Calls nutze ich Tactiq (kein Bot). Für Team-Meetings ist Fireflies okay (alle kennen es mittlerweile).

”Kann ich Meetings ohne Zustimmung aufnehmen?”

Rechtlich kompliziert. In Deutschland: Einwilligung nötig (informiere immer alle Teilnehmer). Fireflies zeigt “Recording” an.

”Welches für deutsche Meetings?”

Otter.ai hat bessere deutsche Transcription als Fireflies. Aber Englisch ist bei beiden besser.

”Fireflies oder Fathom?”

Fathom wenn du $0 Budget hast. Fireflies wenn du Advanced Features brauchst (Search, Analytics, Team-Features).

”Lohnt sich Gong für kleine Sales-Teams?”

Nein. Gong lohnt sich ab 20+ Sales-Reps. Für kleine Teams → Fireflies reicht.

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Mein Fazit nach 3 Jahren & $540 ausgegeben

Meeting-Tools sind Game-Changer – sie sparen Stunden/Woche.

Meine Empfehlung:

Start mit kostenlos: → Fathom (100% kostenlos) oder Fireflies Free (800 Min/Monat)

Wenn du zufrieden bist, upgrade: → Fireflies Pro ($10/Monat) – beste Value

Für spezifische Needs:

• Keine Bots: Tactiq ($8/Monat)
• Sales: Gong ($1.200+/Jahr)
• User Research: Grain ($19/Monat)

Meine Tool-Stack: Fireflies Pro ($10/Monat) + Tactiq Free – deckt 100% meiner Needs.

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Links:

• Fireflies.ai ausprobieren (Free Plan) →
• Fathom ausprobieren (100% kostenlos) →
• Otter.ai ausprobieren (Free Plan) →